Tillgängliga dokument är viktigt för att ingen ska hindras tillgång till digital offentlig service. WCAG 2.1 AA är lagkravet för PDF:er men det är egentligen skapat för innehåll på webbplatser. För PDF:er finns det också en standard som heter PDF/UA.
WCAG och PDF/UA är lika varandra men vi tycker att det kan vara lärorikt och bra att testa även mot PDF/UA. Med programmet PAC3 kan du testa dina dokument mot PDF/UA. Programmet kan också visa hur skärmläsare upplever dokumentet och är gratis att ladda ner.
Free PDF Accessibility Checker (PAC 3)
Det finns många olika användningssätt och hjälpmedel. Två vanliga skärmläsare är VoiceOver och NVDA.
Ladda ner NVDA på NV Access webbplats
Det finns även inbyggd uppläsning i Word och Acrobat. Hjälpmedel tolkar texter på olika sätt. Vissa följer till exempel läsordningen och andra följer tagg-ordningen i pdf. Ett helt tillgängligt dokument ökar chansen att det kan användas av alla hjälpmedel.
Att skapa tillgängliga dokument
Om dokumentet är ett grunddokument och kommer redigeras flera gånger är det bra att göra ändringar i grunddokumentet. Det går annars lika bra att göra åtgärderna direkt Acrobat. Att utgå från tillgängliga mallar är en bra start. Sedan behövs nästan alltid manuella justeringar i Acrobat. Acrobat Pro behövs för nästan alla tillgänglighetsanpassningarna i pdf. Det är ett komplicerat verktyg men det bästa som finns för uppgiften.
Välj enkla filnamn. Om du glömmer att lägga till en titel eller ett länknamn så är det filnamnet som kommer läsas upp. Kom ihåg att spara dokumentet under arbetets gång. Vissa ändringar går inte att ångra. Titel och språk är enkla ändringar som kan göra stor skillnad för användare.
Färgen på text och grafiska inslag behöver ha goda kontraster. Text på skiftande bakgrund är ofta svårt. Ett tips är att börja med att kontrollera den grafisk manualen. Ni kan testa färger med programmet Colour Contrast Analyser som är gratis att ladda ner eller WCAG Color contrast checker.
Colour Contrast Analyser på Paciello Groups webbplats
Skapa riktiga texter. Text på bild är svårt eller omöjligt för många hjälpmedel. I Acrobat kan ni skanna dokumentet och få fram text via Skanning och OCR. Den automatiska inskanningen blir inte automatiskt korrekt, utan kräver manuella justeringar.
I Word kan ni visa Formateringsmarkeringar och visa Disposition, för att se innehållet i dokumentet.
Rubriker är ett viktigt stöd för skärmläsare för att navigera i texter. Rubrikerna behöver vara uppmärkta som riktiga rubriker och inte bara vara fetmarkerade eller stora.
Bilder behöver beskrivas för den som inte ser bilden. Bilder som inte tillför någon information eller känsla ska markeras som dekorativa. Högerklicka på bilden i Word och Redigera alternativtext.
Tabeller är svåra att förstå för många användare med eller utan hjälpmedel. Undvik gärna tabeller om det är möjligt. Om det finns rubriker i tabellen ska de vara uppmärkta som tabellrubriker/TH och ange om det är radrubrik eller kolumn-rubrik.
Använd helst inte tabeller för layout. Det kan vara bättre att skapa innehållet som listor, stycken, spalter eller annat för få önskad design. Tabeller är främst till för tabelldata.
Några funktioner i Acrobat Pro som du har stor nytta av för tillgängligheten är verktygen: Tillgänglighet, Förbered formulär och Skanning & OCR.
Navigeringsrutor i Acrobat Pro som du har stor nytta av för tillgängligheten är Innehåll, Ordning och Taggar.
Taggar är viktigt för att användare ska förstå vilket innehåll som är vad. En rubriktagg <H1> berättar till exempel för användare att en viss text är en huvudrubrik. Ä ven ordningen är viktig för att innehåll ska läsas upp i rätt ordning.
Läsordning är också till för att innehåll ska läsas i rätt ordning av alla hjälpmedel. Korrekt ordningen är oftast uppifrån och ner, vänster till höger, men det kan finnas undantag.
Standardtaggar i pdf-filer, Adobes webbplats
Innehållsförteckning skapas enklast automatiskt i grunddokumentet och är tillsammans med bokmärken viktiga för att kunna navigera i långa dokument.
Länkar behöver länknamn som går att förstå. Urler är svårt att förstå.
Att skapa formulär kan vara enklare att göra från en tom taggstruktur. Lägger du till formulärfält automatisk kontrollerar du sedan att alla fält är utmärkta, har rätt namn och ligger i rätt ordning. När formulärfälten är klara kan du tagga dokumentet igen.
Kom ihåg att spara ditt dokument som ett tillgängligt dokument. Inte som ett dokument för utskrift.